QP-05合约审查管理程序

修订部门 客户服务课 X市ABC公司有限公司 文件编号 QP-05
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一、目的： 　
　 依合约审查业务协调之作业程序，以确保本公司与客户间之双方所需。 　
1. 各项要求均有明文规定。 　
2. 任何合约上不同的要求，皆已获协调解决，并达共识。 　
3. 本公司确有能力达成合约订单之要求。 　
4. 外包订单各项要求均有明文规定，厂商依规定办理。 　
二、范围： 　
　 合约收发、确认、答复之作业与协调。 　
三、定义： 　
1 合约：指客户之采购单。 　
2 标准品：公司正式发行之工程图所规范之量产品。 　
3 非标准品：标准品以外之产品。 　
四、权责： 　
　 参考作业流程。 　
五、内容： 　
1. 作业流程 　
　
流 程
10, 53, 20, 37, 10, 31, 20, 37
权责单位
16, 51, 20, 37, 16, 39, 20, 37
记录表单
　
　 　
　 合 约 受 理 客户服务课 合约审查记录表 　
　 2, 21, 29, 1, 2, 21, 29, 31 6, 43, 24, 15, 6, 43, 34, 16

客户服务课
生管课
绘图组/模具组
品管课
物管课
外购厂商包装产品合约审查记录表
　 合 约 审 查 　
　 合约审查记录表 　
　 非标
准品 外购厂商包装产品合约审查记录表
　 标
准
品 　
　 样 品 制 作 工程部 / 样品组 　
　 　
　 回复客户 客户服务课 　
　 　
　 生产计划拟定 生管课 生产计划表
　
　
　 合约/订单变更 客户服务课 / 相关部门 合约变更审查记录表
　
　
　 　 出 货 　 　 生管课/船务组/物管课 　 　 　 出库单 / 派车单 　

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1.1 “合约审查记录表”（附件一）表单流程： 　
　 新产品 　
　 2, 0, 46, 15, 5, 40, 46, 15 10, 40, 46, 15, 18, 0, 46, 15
客户服务课
工程部 品管课 物管课 模具组 生管课 　
　 旧产品 　
　 　
　 批 示 　
　 1.2 “外购厂商包装产品之合约审查记录表”（附件七）表单流程： 　
　 　
　 2, 0, 52, 15, 5, 40, 52, 15
客户服务课
工程部 14, 31, 49, 27, 14, 31, 51, 2 7, 29, 51, 3, 14, 33, 51, 3
品管课
需提供包材 生管课 物管课 采购课 　
　 不需提供包材 　
　 　
　 批 示 　
2. 执行方法： 　
　 2.1 合约确认及受理： 　
　 2.1.1 客户正式下单后，由客户服务课负责客户合约确认及受理，并登入电脑以便追踪记录。
　 2.2 合约审查及接受： 　
　 2.2.1 客户服务课于合约发出审查前先确定订单性质，选择适当之记录表单。 　
　 2.2.2 客户服务课将客户合约/订单中的订单号码、客户、接单日期、交期、数量等重点要求
　 事项记录于“合约审查记录表”/“外购厂商包装产品之合约审查记录表”，交由相关部门进
　 行审查作业。
　 2.2.2.1 若产品为标准品，客户服务课将合约交由工程课确认规格有无变更之后，直接交
　 生管课确认交期。 　
　 2.2.2.2 若为新产品，客户服务课则将合约交由工程部/模具组、品管课、物管课、生管
　 课、采购课等进行审查作业。 　
　 2.2.3 工程部/模具组、物管课、品管课、生管课、采购课在记录表权责栏内填入备注或意见
　 后，依表单流程作业转回客户服务课。其上处理状况如下：
　 2.2.3.1 如为标准品时，客户服务课将转回之“合约审查记录表”作确认无误后，将其复印件
　 交生管课开立“制造通知单”安排生产。
　 2.2.3.2 如为新产品时，则由工程部/模具组、生管课、物管课、品管课、对该产品之规格、
　 品质、检测仪器设备、交期写出意见后，再由业务部主管批示是否承接。
　 2.2.3.3 如工程部在进行合约审查时发现有个别项目产品尚未确定规格而影响整张合约审查
　 时，可对合约中其它项目先进行审查，将未确定之项目注明清楚交至下游审查部门
　 进行审查，客户服务课可将已审查好之项目回复客户；当工程图确定后，由其针对
　 　 此确认项目交各部门进行审查。 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
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　 2.2.3.4 如为外购厂商包装之产品，生管课则不用开立“制造通知单”。（具体操作方案按
　 所附外购品作业流程之管理程序）
　 2.2.3.5 如需先送样品经客户确认之产品则依据『样品制作细则』进行。 　
　 2.2.3.6 工程部对合约内有关品质要求或规范应逐项核对其适切性。 　
　 2.2.3.7 对于客户没有明确要求的，在进行合约审查时，工程部应进行识别法律法规的要
　 求以及产品固有特性需满足的要求。
　 2.2.3.8 如客户要求与产品法规要求相矛盾时，客户服务课应同客户进行联络沟通，确保合
　 约的要求必须符合有关法律法规、标准的要求。 　
　 2.2.3.9 本公司不受理口头订单。 　
　 2.3 生产计划书拟定： 　
　 2.3.1 生管课依『生产管理控制程序』排订“生产计划表”。 　
　 2.4 合约变更：当合约发生变更时，应对变更之合约进行重新审查。 　
　 2.4.1 如果合约尚未审查完毕时发生变更，则客户服务课于正在审查之合约附上客户变更内
　 容交相关部门进行变更审查。
　 2.4.1.1 如果合约变更未涉及到产品规格之变更，可只由物管课、采购课、生管课参与审查；
　 如合约变更涉及产品规格变更，则工程部/模具组也须参与审查。
　 2.4.2 当合约审查已完毕，生管课已开立“制造通知单”安排生产，客户服务课应根据合约变更
　 内容开立“合约变更审查记录表”，附上客户变更内容尽速交相关部门进行重审，审查完
　 毕客户服务课将变更复印件交生管课开立“制造变更通知单”。
　 2.4.3 合约审查中如本公司不能满足客户需求时（如交期等），业务部应以电子邮件或传真
　 与客户协调，并依客户回复之电子邮件打印件或传真对合约作相应修改，经业务部主管
　 签核后，将合约复印件交生管课安排生产。
　 2.4.4 当生产无法满足审查交期时，责任单位应于出货前二日开立“延误通知单”予客户服务
　 课，由客户服务课以传真或电子邮件的形式通知客户，客户确认后由业务部主管签核
　 “延误通知单”通知相关单位最新交期。 　
　 2.5 出货：
　 2.5.1 船务组依订单之最终交期和客户要求以及生管课之“出库单”开立“派车单”。由船
　 务组联系船运及货运协调工作，并将出货时间、唛头、箱数及时通知客户；物管课依
　 『物料管理程序』办理出货。
六、参考文件: 　
1. 样品制作细则（WI-05-01） 　
2. 生产管理控制程序（QP-09） 　
3. 物料管理程序（QP-11） 　
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七、附件: 　
1. 合约审查记录表…………...........................….……….附件一 　
2. 合约变更审查记录表………...........................………..附件二 　
3. 制造通知单……...............................…………………..附件三 　
4. 制造变更通知单…...........................……………..........附件四 　
5. 出库单….............................………..…………………..附件五 　
6. 派车单…..………..…...........................………………..附件六 　
7. 外购厂商包装产品之合约审查记录表.............…..…..附件七 　
8. 延误通知单…..………..…...........................…………..附件八 　
八、记录之保存: 　
1. 合约审查记录表、外购厂商包装产品之合约审查记录表、合约变更审查记录表由客户服务课
　 保存三年； 　
2. 派车单由船务组保存三年； 　
3. 制造通知单、制造变更通知单、出库单由生管课保存一年。 　
4. 延误通知单由生管课和客户服务课各自保存半年。 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　


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文件编号 QP - 05

版 次 B

制订日期 2002年11月29日

生效日期 2002年11月29日


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